با توجه به نقش و اهمیت هیأت امناء در دانشگاه‌ها / دانشکده‌ها و مؤسسات وابسته به وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشکی و نیز وظایف، اختیارات و ظرفیت‌های تعریف شده در قانون تشکیل هیأت امناء مصوب شورای عالی انقلاب فرهنگی و همچنین قانون برنامه توسعه پنجم ( ماده ۲۰) و از طرفی ایجاد تشکل های هیأت امنایی در بیمارستان‌های تابعه، ضرورت ایجاد ساختاری با شرح وظایف و اهداف مشخص را در دانشگاه‌ها/ دانشکده‌ها/ مؤسسات بوجود آورده است. این مهم با تصویب ساختار تشکیلاتی (نمودار سازمانی)، شرح وظایف و پست‌های سازمانی توسط هیأت‌های امناء و ایجاد دبیرخانه دائمی هیأت امناء در این موسسات در سال 90-1389 با هماهنگی مرکز تحول اداری وزارت متبوع نهادینه گردید. مسئول پیگیری و هماهنگی در انجام تکالیف و مصوبات بعنوان بازوی ناظر و محیطی هیأت امناء در تصدی پست رئیس این دبیرخانه، تعیین و توسط هیأت امناء در سطح  دانشگاه انتخاب و تأیید گردید تا با نظارت بر حسن اجرای مصوبات و تکالیف  بعنوان مشاور رئیس دانشگاه / دانشکده / موسسه نیز حضور و فعالیت داشته باشد. تشکیلات دبیرخانه (رئیس و کارشناسان آن) با انسجام در اقدامات و ایجاد تعامل و ارتباط با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء مستقر در ستاد وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نقش اساسی در توسعه، بهینه‌سازی، اجرایی شدن مصوبات و به سرانجام رسانیدن تکالیف جلسات و نیز ارزیابی اقدامات و تصمیم گیری‌ها را با هماهنگی ریاست دانشگاه و ارتباط مستمر با اعضای هیأت امناء  دارند.

تشکیلات و ساختار

رئیس دبیرخانه دائمی هیأت امناء دانشگاه با معرفی فرد مورد نظر و واجد شرایط توسط رئیس مؤسسه به هیأت امناء و پس از تأیید توسط ایشان با ابلاغ ریاست دانشگاه/ دانشکده بعنوان مشاور ریاست و رئیس دبیرخانه دائمی هیات امناء دانشگاه/ دانشکده  منصوب می‌شود.
پست‌های سازمانی در نظر گرفته شده برای این دبیرخانه علاوه بر مشاور و رئیس دبیرخانه دو پست کارشناسی بعناوین کارشناس دبیرخانه هیات امناء و کارشناسی امور اداری برابر شرح وظایف و شرایط احراز مصوب شده آن می‌باشد. با این وجود برای پشتیبانی سایر فعالیت‌های لازم چون تایپیست یا اپراتور کامپیوتر، مسئول بایگانی و نیروهای خدماتی حسب نیاز و فضا و امکانات و تسهیلات و سایر توسعه‌های مورد نظر، رئیس دبیرخانه  با نظر ریاست دانشگاه به این مجموعه اضافه نموده و در دبیرخانه به کار گمارده می شوند.